Budget, embarquez simplement dans votre transformation financière (1/3)

« Vivement que la préparation budgétaire se termine ! » Quels sont les responsables budgétaires dans les collectivités locales ou les établissements publics qui, s’apprêtant à une longue apnée dans les abysses de la préparation budgétaire, ont espéré que cela passe le plus vite possible ? Honnêtement ?


Chaque année c’est la même histoire ! DAF, DRH, cadre territorial à responsabilité, membre de la DG ou élus locaux, chaque année l’on reproduit peu ou prou le même processus. Trop souvent nous nourrissons une machine à frustration dont la cause toute trouvée se situe dans la perspective financière, pour le moins contrainte, des organisations publiques locales. Est-ce pourtant la seule et unique cause ? Le déroulement du processus budgétaire n’est-il pas lui aussi responsable de cette frustration ?

S’il suffisait de voir et de faire les choses différemment ? Ce processus ne constitue-t-il pas une opportunité pour innover, pour créer des liens, pour favoriser des initiatives porteuses et impulser des dynamiques collectives ? Le processus budgétaire est nécessairement transversal et stratégique. Dès lors, il pourrait parfois suffire de faire évoluer, à minima, les positions des DFI ou des DAF publics pour faire grandir l’expérience de chacun des acteurs concernés. C’est-à-dire, dans le cadre du processus budgétaire, mettre en œuvre des actions simples et concrètes pour s’orienter vers une certaine transformation de la fonction financière.

Fonction financière et transformation

Selon une étude réalisée par PwC pour le compte de l’association des directeurs financiers et ducontrôle de gestion et menée auprès de 450 directeurs financiers en France, en 2017, 43% de la profession estimait que la transformation de la fonction financière faisait partie de leurs priorités (24% en 2014). Évidemment, chacun aura sa propre représentation de ce que doit être la transformation financière. Notre point de vue sur cette question c’est que la transformation financière doit concourir à transformer positivement l’organisation au sens large dans laquelle elle s’inscrit. Cela passe par la mise en dynamique des acteurs comme par la simplification des processus.

Notre expérience nous démontre que ce type de transformation organisationnelle passe en premier lieu par le vécu et l’apprentissage qu’en font ces acteurs. En ce sens, le processus budgétaire doit être un axe fondateur de la transformation de la fonction financière pour amener les acteurs à vivre de nouvelles expériences impliquant de nouveaux positionnements.

Comment ? Sur ce point nous vous proposons trois actions concrètes et simples d’accès visant à initier la transformation de votre fonction financière par le processus budgétaire. La première, est l’objet de cet article. Il s’agira de commencer à se projeter de façon ludique vers un idéal collectif. Les propositions d’action suivantes, animer un processus budgétaire en mode gestion de projet, et faciliter des arbitrages politiques par un outil de facilitation feront l’objet des articles à venir.

Se projeter vers un idéal par la ludification, pourquoi pas un speed boat ?

Supposons que notre responsable finances, ou quiconque en charge du pilotage budgétaire de la collectivité commence à se positionner à partir de maintenant comme l’animateur effervescent d’un processus vivant et enrichissant. Voici la première pierre du nouvel édifice que notre bienveillant animateur pourrait commencer pour préparer le lancement du processus budgétaire à venir.

Profiter d’une phase de bilan légitime pour réunir des acteurs internes et externes du processus (décideurs, ressources et opérationnels), cela n’a rien de nouveau mais cela n’est pas si fréquent non plus, avouons le. Ceci dit, avez-vous pensé à profiter de cette rencontre pour poser les bases d’une vision commune de ce que pourrait être un processus budgétaire épanouissant en utilisant un support ludique, éprouvé et efficace ? Un support qui est facteur de confiance, qui favorise par le jeu la prise de parole et permet de co-fonder une vision convergente et fructueuse. Le « speedboat » est en soi un outil intéressant.

Nous vous proposons ici de transformer ce speed boat en une caravelle dont l’équipage vogue vers la découverte de son île idéale. Il s’agit là d’imager les représentations individuelles pour favoriser l’échange dans le but d’identifier et déterminer collectivement :

  • L’objectif à atteindre, l’île idéale sur laquelle l’équipage souhaite accoster ( Ex. : faire converger les supports RH, finances et contrôle de gestion pour aider l’organisation à déployer un plan d’action pour l’optimisation des ressources)
  • Les forces, les alizés qui poussent votre caravelle et aide votre équipage à atteindre l’île ( Ex. : objectif politique acté, soutien de la DG, volonté forte des acteurs pour converger…)
  • Les faiblesses, l’ancre qui freine l’avancée du bateau (Ex : outils non compatibles, temps contraint, restructuration d’une direction ressources en cours…)
  • Les opportunités, le soleil qui aide à ce que le voyage soit agréable . (Ex : retour d’expérience de l’intercommunalité, volonté de contractualisation exprimée par les services, démarches simplification des processus en cours…)
  • Les menaces, les récifs à éviter pour arriver à bon port (Ex : construire des supports trop complexes, périmètre d’activité mouvants – transferts de compétences, système d’information en cours de refonte…)  

Cet exercice vous permettra notamment, dans un cadre de légèreté, de donner une profondeur supplémentaire aux échanges habituellement pratiqués.

Par cette seule recontextualisation du vécu collectif et l’énergie que vous serez en mesure d’insuffler, vous augmenterez ainsi le niveau de contribution et d’engagement de celles et ceux qui animent et nourrissent ces processus (RH, Finances, contrôle de gestion, DG) et les font vivre (opérationnels comme ressources).

Vous disposerez dès lors d’un diagnostic visuel et partagé qui vous permettra ensuite de travailler collectivement à la construction d’un plan d’action. Ainsi vous vous appuierez pleinement sur vos vents et profiterez de votre soleil pour lever les ancres, éviter les récifs et mettre le cap sur votre île idéale.

Dans un contexte aigu de raréfaction des moyens des collectivités locales, il apparaît indispensable de favoriser cette intelligence collective, rationnelle et émotionnelle, pour construire ensemble un processus convergent et cohérent. Ce n’est pas un grand changement, mais c’est une façon différente de faire les choses qui vous permettra d’enrichir votre propre vision, de partager avec d’autres membres de l’équipage et de vous fédérer autour de ce qui sera probablement un processus encore davantage positif. Vous aurez commencé à initier un processus de changement qui demain ouvrira à votre organisation de nouvelles opportunités. Il vous restera notamment à structurer la démarche d’amélioration de votre processus budgétaire ainsi qu’à faciliter les arbitrages politiques, deux points qui seront développés dans des articles à suivre.

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