Construire un événement d’intelligence collective Jugaad, Ludique et Agile

Le 18 août dernier nous avons eu le plaisir d’accompagner les jeunes, les acteurs de l’animation socio-éducative ainsi que le gouvernement de Nouvelle-Calédonie sur les premiers Etats Généraux de la Jeunesse en Nouvelle-Calédonie. Grâce à la mobilisation des réseaux associatifs et professionnels, sur 220 participants, plus de la moitié avait moins de 25 ans ! Mobiliser autant de personnes un samedi, et qui plus est, au beau milieu des vacances scolaires, était une sacrée gageure que les acteurs de la jeunesse ont relevée haut la main.

Préalablement à cette journée, nous avions animé plusieurs rencontres avec les acteurs de l’animation socio-éducative en vue, notamment, de faire émerger de façon ludique les grands axes de ce futur plan jeunesse. Cette journée est donc venue clôturer plusieurs mois d’échanges et de partage. Les Etats Généraux avaient pour objectif de permettre à des jeunes aux vécus variés (mineures, majeures, scolarisées ou pas, en recherche d’emploi, actifs) de produire, avec des acteurs associatifs et professionnels engagés, un diagnostic partagé et des propositions d’actions pour la jeunesse.

C’est donc fort de cet objectif que le gouvernement nous a confié la conception et l’animation de la journée des Etats Généraux. Ce fut une belle aventure et un beau succès.

Afin de nous jouer des incertitudes pour faire vivre aux participants une expérience enrichissante faite de rencontres improbables, de regards croisés, de productions concrètes et de sourires communicatifs nous nous sommes appuyés sur des approches clefs : Jugaad, Ludique et Agile.

 

Jugaad

Dans un état d’esprit Jugaad, nous avons fait le choix d’utiliser un matériel évolutif (pate à fixe, post-it, panneaux de carton, bombes de colle repositionnable) pour être en mesure de nous adapter à l’évolution des réflexions collectives. Cela a aussi ancré la possibilité pour les participants d’une forme de droit à l’erreur permettant à chacun de se sentir totalement libre de s’exprimer. Nous avons abolis les tables pour permettre une adaptation rapide de l’environnement de travail et ainsi basculer sans délai des échanges en plénière à des travaux en petits groupes.

Pour faciliter la participation, nous avons proposé :

  • Des vidéos synthétiques et ludiques
  • Un sondage en ligne
  • Des livrets d’accueils favorisant la découverte
  • Des supports de travail collaboratif simples à appréhender
  • Des images positives pour fournir des repères aux différents groupes

Ludique

Qu’il s’agisse des rencontres préalables des acteurs de l’animation socio-éducative ou de la journée des Etats Généraux elle-même, l’ensemble des échanges se sont déroulés sur un mode ludique et participatif permettant à tous les participants, quel que soit leur vécu, de s’exprimer dans une atmosphère conviviale.

Afin de faire vivre une expérience collective réussie le jour des Etats Généraux, nous avons conçu méthodologie d’animation et de facilitation alliant world-café,  atelier, et alternance des travaux en individuel et en groupes. La gestion du temps fut un élément facilitateur qui a permis à l’ensemble des participants d’échanger sur les 5 thématiques de réflexion proposées.

La simplicité des supports et le côté ludique que nous avons insufflés ont induit un niveau d’implication élevé des participants. Ils ont été les véritables acteurs de cette belle journée de partage et de production.

 

Agile

De notre point de vue, ce qui a fondamentalement contribué au succès de cette journée réside dans la capacité de notre équipe à avoir confiance dans chacun de ses membres ainsi qu’en sa capacité d’adaptation aux situations.

Dans la mesure où seule une équipe restreinte d’animateurs avait construit le déroulé de la journée par le biais d’ateliers collaboratifs, deux jours avant l’événement, nous avons testé à blanc ce qui avait été imaginé avec l’ensemble de l’équipe. Cela a permis de conforter ce qui fonctionnait et de modifier ensemble certains points en fonction des besoins, des ressentis ou de l’expérience des animateurs. Plus spécifiquement, comme dans tout projet ou conduite de changement, partager les attentes et les craintes des uns et des autres a été un élément fondateur d’une dynamique collective interne à l’équipe d’animation basée sur la confiance et l’autonomie.

La réalité étant souvent différente des projections, le déroulé tel que nous l’avions imaginé a dû être adapté dès le matin. En complément de quoi, après un rapide repas, l’ensemble des consultants s’est retrouvé pour échanger sur le programme de l’après-midi et décider collectivement, par le vote à main levée si nécessaire, quels seraient les éléments sur lesquels il faudrait rogner pour atteindre les objectifs que nous nous étions fixés pour la journée. Ce temps fut un véritable moment de cohésion pour nous ajuster collectivement tout en disposant d’une vision claire des objectifs restant à réaliser.

Autant d’éléments quasi-invisibles pour les participants mais absolument déterminants pour leur permettre de vivre, ensemble et avec nous, une journée pleine de productions concrètes (40 programmes d’actions, 160 actions proposées au gouvernement), d’espoir, de satisfaction et de rencontres fertiles. L’ensemble des collaborateurs Atlas Management et Hightest, notre société sœur, a pris un immense plaisir à animer cet événement que nous souhaitons fondateur.

 

Merci à vous, nos participants !

 

Pour avoir plus d’information sur les Etats Généraux de la jeunesse :

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