Connaissez-vous le World Café, cette méthode de réunion collaborative et de co-construction ?

Le but est simple : faire émerger des idées partagées par tous grâce au travail d’équipe et avec un dialogue constructif.

L’idée est de recréer un climat propice à l’échange, comme celui que l’on trouve près des machines à café, où les collègues viennent discuter et débattre. Cette ambiance conviviale, propice à la discussion – et parfois même à la prise de décision – est la base du World Café.

Grâce à cette ambiance agréable et au travail par petits groupes, de nouvelles idées vont pouvoir voir le jour et être partagées par tous. Cette méthode se base sur l’intelligence collective et la collaboration.

La problématique et les questions associées sont primordiales au bon déroulement du World Café.
C’est la base de cette méthodologie qui permettra de récolter des résultats pertinents et concrets.

La session plénière joue aussi un rôle important afin de montrer les résultats produits par les équipes. Pour cela, à chaque table, un participant présente une synthèse des propositions récoltées lors des sessions. Il est aussi possible de réaliser un vote afin de faire ressortir les idées à privilégier. Évidemment, il est important de clôturer le World Café par une restitution globale qui sera envoyée par les organisateurs à tous les participants.

Dans quel cas, mettre en place un World Café ?

De nombreuses situations se prêtent à la mise en place d’un World Café.

• Faire participer un nombre important d’acteurs (plus de 12 personnes)
• Générer des idées
• Faire travailler un groupe sur une idée ou un projet commun 
•  Impliquer des acteurs de différents horizons 
• Mener une analyse approfondie
• Faciliter l’adhésion des participants en leur permettant de s’investir dans le futur projet et anticiper la conduite du changement 
• Faire communiquer un groupe, que les participants se connaissent déjà ou ne se soient jamais vus·  …

Organiser un World café

De 12 à 100+ personnes

Durée : 1-2h

Matériel :

• Tables
• Feutres
• Papier A3
• Post-it

Préparation

Fixez votre problématique, et découpez-la en thématiques.
L’objectif est d’avoir 1 thématique par table et 4-5max participants par table.

Définissez le nombre d’itération. Ces itérations prendront 15min maximum, à vous d’adapter pour rentrer dans 2h grand maximum.

Étape 1 : Présentation (10min)

Placez les participants sur les tables. Pour favoriser la créativité, demander à ce que les participants de se regrouper avec des personnes qu’ils ne connaissent pas.

Demandez à nommer un maître de table, qui restera sur la table et sera maître des idées pour la synthèse finale.

Expliquez la problématique principale et les thématiques de chaque table. L’idéal est de les afficher à la vue de tous.

Donnez le nombre d’itération et leur durée (15min).

Étape 2 : idéation (15min x nombre d’itération)

Incitez les participants à noter/dessiner/schématiser leurs idées sur des post-it ou la feuille A3 centrale.
Indiquez le temps restant 5min avant la fin.

A la fin des 15min, invitez les participants à changer de table (sauf le maître de table).

Étape 3 : synthèse (5min x table)

Chaque maître de table présente la synthèse des idées créées. Il peut s’aider de la feuille A3 et des post-it.

Récupérer les feuilles A3 et post-it pour préparer un éventuel compte-rendu.

Vous pouvez également filmer/enregistrer chaque intervention !

Alors, à quand votre prochain World Café ?