“Que l’on me donne six heures pour couper un arbre, j’en passerai quatre à préparer ma hache.” Abraham Lincoln
Introduction
Nous, Atlas Management, acteurs dans la gestion de projets en Nouvelle Calédonie, sommes souvent confrontés à différents projets et ses différentes phases. Nous souhaitons donc aujourd’hui plonger au cœur du processus de gestion de projet en mettant en lumière l’importance de l’avant-projet.
En effet, l’avant-projet, décomposé en 2 étapes : pré-cadrage et cadrage, est souvent négligé ou sous-estimé. C’est pourtant une étape importante permettant de construire une base solide et de fiabiliser le bon déroulement du projet.
Pour bien comprendre : Imaginez construire une maison sans avoir tracé les plans, ou entreprendre un voyage sans aucune idée de votre destination. Dans le monde de la gestion de projet, l'équivalent de cette démarche risquée est de sauter directement dans l'exécution sans passer par la phase cruciale de l'avant-projet.
Nous allons, à travers cet article, essayer de vous expliquer le mieux possible pourquoi est-ce bien plus important qu'une simple formalité administrative, et quelles sont les conséquences d’un avant-projet mal fait, ou inexistant.
Quelles sont les différentes étapes de l’“avant-projet” ?
L’avant-projet nommé ici est toute la phase qui débute à l’idée du projet, jusqu’au début de son exécution. Elle est alors scindée en deux parties nommées ici pré-cadrage et cadrage du projet.
Le pré-cadrage d’un projet débute au moment où l’idée du projet est lancée - par les métiers le plus souvent. Cette phase permet notamment de donner des arguments pour lancer le projet. Ainsi on doit exprimer sous forme d’ébauche la demande, le périmètre, établir des objectifs clairs, en mettant en place une première version du cahier des charges et en joignant les gains que cela apporterait à la société ou les contraintes fortes qui expliquent la raison d’être du projet, et pourquoi maintenant.
Bien que cela soit une initialisation, on réunit tout cela dans une documentation avec un planning potentiel/prévisionnel et une première estimation des coûts que ce projet va engendrer, incluant les ressources nécessaires et les parties prenantes. On peut se baser également sur le retour d’expérience des projets antérieurs, afin d’en tirer le meilleur parti.
Ces éléments réunis permettent alors de donner le lancement dans l’idéal de l’étape suivante : le cadrage du projet.
Livrable : Ébauche du cahier des charges , charte projet , planning.
Le Cadrage du projet sert quant à lui à affiner et à détailler la documentation créée en pré-cadrage. En effet, même si le fond ne change pas, on vient alors à détailler le projet et en outre, écrire un cahier des charges complet. On détaille alors la liste des parties prenantes et acteurs du projet, les tâches attendues pour l’ensemble du projet : on peut faire par exemple un RACI du projet (permettant d’identifier les rôles et responsabilités des différents acteurs).
On pourra alors estimer les coûts, identifier les livrables du projet, et faire un planning prévisionnel plus complet (durées des tâches, avec la priorité et l'enchaînement des tâches, les jalons). Lors de l’estimation des coûts, on définit les coûts directs (prestataires, temps ressources internes, matières premières,...) mais il est également conseillé d’évaluer d’autres budgets qui pourront être alloués (communication, formations éventuelles,...).
C’est également à cette étape qu’on identifie les risques du projet, leur impact sur le projet, et leur probabilité. Selon leur criticité , on se devra alors d’identifier les responsables des risques, le moyen de réduire leur probabilité ou leur impact sur le projet voire, des méthodes de contournement. Plus on prépare ces risques, plus leur gestion en sera simplifiée.
Tous les éléments réunis définissent in fine la technologie et la manière dont le projet va être réalisé. C’est également avec tous les éléments qu’on peut choisir la méthodologie ou le cadre utilisé lors de la réalisation. Pour la plupart des projets qu’Atlas Management suit, c’est à ce moment qu’on indique si SCRUM est utilisé ou s’il n’est pas recommandé : voir notre article sur le sujet .
La qualité attendue doit également être définie en amont du projet afin d’en adapter la méthode et les moyens tout au long du projet.
Livrable : Cahier des charges complet, planning previsionnel (GANTT), liste des acteurs , et responsables des tâches (RACI), journal des risques projet.
A noter :
→ Si on utilise SCRUM ou un autre cadre / méthode AGILE, le Backlog Product peut faire office de cahier des charges
→ On peut aussi, pour avoir un ensemble de livrables concrets et complets, en se basant sur le cadre PRINCE2 (voir notre article sur le sujet)
Pourquoi le faire bien ?
Malgré l'idée reçue que cette partie est chronophage, un cadrage rigoureux permettra de faire gagner un temps précieux au cours du projet. Tout comme un problème, lorsque celui-ci est bien posé, il est déjà à moitié résolu.
Que se passe-t-il quand on le fait mal ?
Sans un cadrage bien fait, on risque une mauvaise caractérisation du problème . Sans interviewer les différentes parties prenantes, il peut y avoir une mauvaise définition du périmètre et, par conséquent, il peut être impossible de définir un objectif atteignable. De plus, un cadrage "bâclé" entraîne un sentiment d'exclusion du projet et donc une implication insuffisante de certaines ressources pourtant clés (référents métiers, clients, ou autres parties prenantes importantes).
Imaginons une entreprise qui décide de lancer un nouveau produit sans passer par une phase d'avant-projet adéquate. L'équipe de développement commence sans tarder dans la conception et la production, sans avoir identifié clairement les besoins du marché, le périmètre du projet, les coûts de production ou les concurrents potentiels.
→ En conséquence, le produit est lancé rapidement, mais il se heurte à des problèmes majeurs : il ne répond pas aux attentes des consommateurs, la technologie ou la réalisation n’est pas optimisée pour le produit attendu et les coûts de production explosent en raison de modifications de dernière minute, et les concurrents mieux préparés prennent potentiellement rapidement le dessus.
→ L'absence d'une planification d'avant-projet adéquate dans ce scénario a eu des conséquences désastreuses pour l'entreprise, entraînant des pertes financières et des retards considérables. Cela souligne l'importance de consacrer du temps et des ressources à l'avant-projet pour éviter de telles situations coûteuses et préjudiciables.
Même si l’utilisation du cadre Agile, SCRUM par exemple, est adaptée pour ne pas avoir à détailler chacune des fonctionnalités en amont, l’avant-projet reste primordial et obligatoire pour bien choisir ne serait ce que la technologie employée tout au long du projet, et la direction à prendre pour les objectifs de SPRINT.
Quel projet pourrait on prendre en exemple ?
On peut prendre en exemple le pont de Golden Gate. En effet, si le projet du plus long pont suspendu du monde de l’époque est considéré comme une réussite, c’est également grâce à un avant-projet minutieux qui a duré 12 années entre le début de la conception et celui de la réalisation. En effet, grâce à tous les calculs et études approfondies sur les conditions géographiques, sismiques et météorologiques, le pont de Golden Gate est une merveille d’ingénierie dont on peut féliciter sa longévité et sa sécurité. La gestion des risques a été anticipée par exemple en obligeant le port d’un casque rigide aux ouvriers ou en installant un immense filet de sécurité qui permit de sauver 19 personnes et un bon nombre de matériaux et outils.
Conclusion
En conclusion, la planification d'avant-projet est une étape cruciale dans la réalisation de tout projet. Les exemples de projets majeurs, tels que le programme Apollo, la construction du Canal de Panama, la centrale hydroélectrique des Trois-Gorges, le développement de l'iPhone et la recherche du vaccin contre la COVID-19, montrent que la planification d'avant-projet est essentielle pour le succès. Elle permet d'explorer en profondeur les objectifs, les ressources, les risques et les stratégies, donnant une base solide à tout projet.
L'avant-projet est la boussole qui guide vers le succès, et il est impératif de lui accorder l'attention qu'il mérite. En fin de compte, une planification d'avant-projet bien réalisée est la clé pour transformer les projets en succès durables.
Certaines méthodologies ou cadres permettent de faciliter cette étape en donnant des objectifs de livrables précis ou des tâches claires. Il est par exemple judicieux de se baser sur le cadre PRINCE2 qui indique clairement la démarche et les éléments à suivre.
“Qui excelle à résoudre les difficultés les résout avant qu’elles ne surgissent.” Sun Tzu
Qui sommes-nous ?
Atlas Management est un cabinet de conseil et un organisme de formation calédonien, inspiré et auto-organisé spécialisé dans :
→ La gestion de projet grâce entre autre aux méthodologies agiles et PMI
→ L’accompagnement des organisations dans leur projet de transformation numérique
→ La mobilisation des leviers d’intelligence collective
Nos consultants sont experts de la conduite de projets, du déploiement de méthodes innovantes, des méthodologies agiles ainsi que de la valorisation de l’intelligence collective. Ces éléments font partie de nos valeurs d'entreprise. Nous mettons en place les conditions idoines à la réussite des projets, dans un climat de confiance et de transparence tout au long des missions. L’intelligence collective étant l’une de nos valeurs, nous construisons et expérimentons régulièrement en interne des ateliers d’intelligence collective avant de les appliquer avec nos clients.
