Introduction
Nous avons vu dans le dernier article que PRINCE2 était un référentiel de gestion de projet qui reposait sur 7 thèmes, 7 principes, 7 processus (plus de détails dans cette première partie). Dans cette seconde partie nous allons voir comment implémenter ces concepts concrètement dans un projet.
Introduisons les notions de séquence et de responsabilité :
Source : https://www.youtube.com/watch?v=-fhqYKRTaNQ
*EP : Elaboration Projet
*LS : Limite de Séquence
*CP : Clôture Projet
Dans le tableau ci-dessus, les séquences du projet sont les suivantes :
- Pré-projet
- Séquence d’initialisation
- Séquence de livraison (amenée à se répéter autant de fois que nécessaire)
- Dernière séquence
A chaque séquence sont rattachés un ou plusieurs des processus cités précédemment. Nous pouvons aussi voir le niveau hiérarchique responsable de chaque séquence :
- La direction = les décideurs
- Le management = les responsables d’équipes
- La livraison = les équipes de fournisseurs
La méthode est structurée de manière à voir l’avancement du projet et ses différentes étapes. Elle permet aussi de savoir quel niveau hiérarchique est responsable de chacune de ces étapes :
1- Pré-Projet
Cette séquence est également appelée séquence de lancement. Il s’agit d’une expression du besoin d’un point de vue macro. Elle a pour objectif de déterminer si le projet est viable et justifié, et de préparer le terrain pour la séquence suivante du projet. Le Pré- Projet aboutit à une réunion de lancement qui lance la séquence d’initialisation.
2- Initialisation projet
Cette séquence suit le pré-projet et a pour objectif de définir de manière plus détaillée les objectifs du projet, les livrables attendus, les rôles et les responsabilités de l’équipe de projet, ainsi que les processus de contrôle de qualité. Elle permet à son terme d’avoir une première version de chaque document de référence et la mise en place des différents enregistrements.
Voici les principales étapes de l’initialisation dans PRINCE2 :
- Cadrage projet : Cette étape consiste à clarifier le périmètre du projet. Cela implique d’approfondir la collecte et la compréhension des besoins de l’entreprise ou de l’organisation.
- Élaboration du Business Case : Cette étape consiste à élaborer le Business Case, qui est une justification du projet sur le plan commercial. Le Business Case décrit les raisons pour lesquelles le projet est nécessaire et les avantages qu’il apportera à l’organisation. Il comprend également une analyse des coûts et des risques potentiels du projet.
- Constitution de l’équipe du projet : Cette étape consiste à identifier les membres clés de l’équipe du projet et à déterminer leurs rôles et responsabilités.
- Élaboration du plan de projet : Cette étape consiste à élaborer un plan de projet de haut niveau qui décrit les principales étapes du projet, les livrables et les échéances clés. Ce plan doit être suffisamment détaillé pour permettre une estimation précise des coûts et des ressources nécessaires.
- Élaboration de l’approche de gestion de projet : Cette approche doit inclure des directives sur la façon dont le projet sera géré, les processus de contrôle de la qualité et les méthodes de communication.
- Évaluation des risques : Cette étape consiste à identifier les risques potentiels associés au projet et à élaborer un plan de gestion des risques pour les atténuer.
- Approbation du plan de projet : Cette étape consiste à obtenir l’approbation du plan de projet de la part des parties prenantes et à s’assurer que toutes les ressources nécessaires sont disponibles pour commencer la séquence suivante du projet.
3- Séquence de planification et livraison
Il s’agit d’un moyen de planifier et de suivre la livraison des produits du projet de manière efficace et structurée. Elle permet de déterminer l’ordre dans lequel les produits doivent être livrés en fonction de leur dépendance les uns par rapport aux autres et de leur importance pour le projet. On y met à jour les documents de référence et complète les enregistrements. De plus, on peut avoir à compléter des rapports selon le déroulement du projet.
Voici les étapes clés pour réussir la séquence de livraison dans PRINCE2 :
- Identifier les produits : La première étape consiste à identifier tous les produits nécessaires pour le projet. Ces produits peuvent inclure des livrables tels que des rapports, des documents, des plans, des logiciels, des équipements, etc.
- Évaluer les dépendances : La deuxième étape consiste à évaluer les dépendances entre les produits. Cela signifie identifier les produits qui dépendent des autres pour être produits ou livrés.
- Déterminer les priorités : La troisième étape consiste à déterminer les priorités des produits en fonction de leur importance pour le projet et des échéances clés.
- Établir la séquence de livraison : La quatrième étape consiste à établir la séquence de livraison en déterminant l’ordre dans lequel les produits doivent être livrés pour assurer la réalisation réussie du projet.
- Planifier la livraison : La dernière étape consiste à planifier la livraison de chaque produit en déterminant les ressources nécessaires, les échéances et les responsabilités pour chaque étape de livraison.
4- Dernière séquence ou clôture du projet
Elle consiste à finaliser tous les travaux, à livrer les produits finaux et à clôturer le projet de manière structurée et efficace. On y trouve les étapes suivantes :
- Vérification des livrables : On commence par la vérification de tous les livrables du projet pour s’assurer qu’ils ont été produits conformément aux exigences du projet et aux normes de qualité.
- Préparation du transfert des produits : On prépare ensuite la transition des produits livrables au client, cela peut inclure la documentation de transfert, la formation, les essais ou les activités de mise en production.
- Évaluation des performances : La troisième étape consiste à évaluer les performances du projet, en utilisant les indicateurs de performance définis au préalable pour mesurer le succès du projet et identifier les opportunités d’amélioration.
- Fermeture des contrats : La quatrième étape consiste à fermer tous les contrats liés au projet et à s’assurer que toutes les obligations contractuelles ont été respectées.
- Clôture administrative : La dernière étape consiste à clôturer administrativement le projet, en archivant tous les documents du projet, en finalisant le budget et en délivrant les rapports de clôture.
En suivant cette séquence de clôture, les équipes de projet peuvent s’assurer que tous les travaux sont terminés de manière satisfaisante, que les livrables sont transférés de manière efficace et que les parties prenantes sont satisfaites. Cela peut également aider à identifier les opportunités d’amélioration pour les projets futurs.
Aux processus, thèmes et principes sont rattachés des outils et éléments clés qui servent à maintenir le contrôle et la surveillance du projet. Ces derniers doivent être accessibles et à jour à n’importe quel moment du projet. Ces outils sont catégorisés de la manière suivante :
1- Documents de références
Les documents de référence sont des documents clés qui sont utilisés tout au long du projet pour aider à maintenir le contrôle et à surveiller la progression. Ils comprennent notamment :
- L’approche de gestion des bénéfices
- Le cas d’affaire
- L’approche de contrôle des changements
- L’approche de gestion de communication
- Le plans de projet
- La description de produit
- L’axposé du projet
- Le plan de management de la qualité
- La documentation d’initialisation de projet (DIP)
- L’approche de la gestion des risques
- Les lot de travaux
2- Enregistrements
Les enregistrements sont des informations spécifiques qui sont collectées et stockées tout au long du projet pour permettre une surveillance et un contrôle précis. Les enregistrements comprennent notamment :
- L’enregistrement de configuration
- Le journal de projet
- Le registre des incidences
- Le journal des retours d’expériences
- Le registre qualité
- Le registre des risques
3- Rapports
Les rapports sont des documents qui fournissent une vue d’ensemble de l’état du projet et de son avancement. Les rapports comprennent notamment :
- Le rapport d’avancement
- Le rapport de fin de projet
- Le rapport de fin de séquence
- Le rapport d’exception
- Le rapport de progression
- Le rapport d’incidence
- Le rapport des retours d’expérience
- Le rapport d’état du produit
PRINCE2, une gestion de projet prédictive
Pour compléter la première définition donnée dans la partie 1, nous pouvons dire que PRINCE2 est un référentiel reposant sur 7 principes, 7 thèmes. Ces derniers sont assurés par 7 processus qui se matérialisent à travers les 4 séquences chronologiques (pré-projet, initialisation, séquence, clotûre) . Ces processus ont pour responsable soit la direction, le management ou les équipes de développement. Pour assurer la bonne mise en œuvre de ces processus, les parties prenantes doivent créer, mettre à jour et communiquer tout au long du projet de nombreux outils de suivi : documents de référence, enregistrements, rapports.
Malgré son principe d’adaptation (à travers les séquence de livraison), PRINCE2 est souvent considérée comme une méthodologie de gestion de projet « prédictive », car elle prévoit une planification détaillée du projet, une organisation et une gestion rigoureuses des risques et des changements, ainsi qu’un contrôle régulier des étapes du projet pour s’assurer qu’il reste sur la bonne voie.
En comparaison, les méthodes agiles sont souvent considérées comme des méthodologies de gestion de projet plus « adaptatives ». Elles se concentrent sur une livraison rapide et incrémentale de fonctionnalités, une collaboration étroite avec les parties prenantes, une réactivité aux changements de l’environnement et une adaptation continue aux feedbacks du client.
Les deux approches ont leurs avantages et leurs inconvénients, et il est important de choisir la méthode de gestion de projet la mieux adaptée à la situation spécifique du projet. Il est également possible de combiner les deux approches, en utilisant PRINCE2 pour la gestion globale du projet et en utilisant des pratiques agiles pour la gestion des tâches individuelles ou de certains aspects du projet. Cela permettrait de bénéficier des avantages des deux approches.
Comment se former à PRINCE2
La référence la plus connue est Axelos, organisme à la base de la méthodologie. Ils rédigent les livres officiels de PRINCE2 et délivrent des certifications sur le sujet :
- Prince2 Foundation (5 jours de formations)
- Prince2 Practitioner (3 jours de formation)
- Prince2 Agile
Des consultants chez Atlas Management ont suivi cette certification et pourront vous accompagner dans la mise en place de PRINCE2 au sein de votre organisation. Si vous souhaitez vous former ou appliquer cette méthode, nous nous ferons un plaisir de vous accompagner à travers des formations et/ou de la mise en pratique sur le terrain.
