Introduction
La gestion de projets est un domaine en constante évolution, avec de nombreuses méthodes qui émergent pour répondre aux défis croissants des projets modernes.
Parmi ces approches, "SHAPE UP" se distingue comme une méthode novatrice et pragmatique développée par la société Basecamp en 2019. Il a été théorisé dans un bouquin (disponible ici gratuitement).
Dans cet article, nous explorerons en détail ce qu'est SHAPE UP, comment elle fonctionne, ses avantages et inconvénients, des exemples de cas concrets, et enfin, nous ouvrirons la porte à la discussion sur son application dans divers contextes.
Présentation de la méthode SHAPE UP
SHAPE UP, créée par Basecamp, vise à aborder les limitations des méthodologies de gestion de projets traditionnelles en fournissant une structure, ce qui permet de gérer efficacement les projets tout en maintenant la flexibilité. Contrairement aux méthodes Agiles traditionnelles, SHAPE UP se concentre sur la planification par des cycles fixes appelés "cycles de travail" au lieu de sprints itératifs.
La méthode SHAPE UP est basée sur quelques principes fondamentaux :
- Cycle de réalisation fixe de 6 semaines : Les équipes travaillent sur des projets définis pendant des cycles de six semaines, ce qui donne une clarté temporelle et permet une meilleure gestion des attentes.
- "Backlog" fixe : Au lieu d'un backlog en constante évolution, SHAPE UP adopte un backlog fixe. Les équipes prennent le temps de bien définir le périmètre d'un projet avant de l'intégrer dans le cycle de travail.
- Pas de délais stricts : Contrairement aux méthodologies Agile traditionnelles, SHAPE UP n'impose pas de délais stricts dans chaque cycle. Cela permet aux équipes de se concentrer sur la qualité plutôt que sur la livraison à tout prix.
- Concentration sur la préparation : Une phase de préparation rigoureuse de 2 semaines précède chaque réalisation, où les équipes définissent clairement le travail à effectuer. Cela évite les changements de scope en cours de route.
- On ne fait pas d'estimation, on parle d'appétit : En effet, on ne donne pas d'estimation de temps à devoir faire une tâche ou une fonctionnalité, mais plutôt combien de temps on a envie d'y consacrer.
C'est quoi SHAPE UP :
On considère que Shape Up est un cadre à 4 temps : le Shaping , le Betting le Building et le Cooldown.
→ Shaping : (6 semaines)
Tout le système Shape Up démarre par une phase de shaping de laquelle ressort un "pitch" - document/élément facile à lire dans lequel on décrit une solution d'un produit envisagée pour répondre à un problème défini. (cf - article sur la méthode SHAPEUP de le-ticket.fr). On va pour chaque pitch chercher à éliminer tous les risques de cette demande et répondre au maximum aux questions afin de limiter les interactions avec l'équipe de réalisation pendant le building.
→ Betting : (2 semaines)
Phase durant laquelle on présente aux décideurs, responsables et équipes de réalisation les différents pitchs préparés. Certains sont alors choisis pour être développés aux cours des 6 prochaines semaines de building.
→ Building : (6 semaines)
L'équipe est alors en possession des pitchs et sait maintenant complètement ce qu'elle doit faire. Elle s'organise de manière autonome et n'a plus besoin de faire d'aller-retour avec les parties prenantes puisque toutes les inconnues et tous les risques auront été écartés durant leur écriture.
→ Cooldown : (2 semaines)
Après 6 semaines de réalisation intense, vient le moment de calme. Ce passage permet aux équipes de réalisation de souffler et de pouvoir s'occuper comme bon leur semble, que ce soit en formation, projets personnels, résolutions de bugs, ...
6 + 2 + 6 + 2 semaines, ça ne fait pas 8 !
Oui MAIS , ces étapes sont faites parallèlement comme le montre le schéma ci-dessous :
Avantages et inconvénients Shape Up
Avantages
- Clarté Temporelle : Les cycles de six semaines offrent une clarté temporelle qui facilite la planification et la gestion des attentes pour toutes les parties prenantes.
- Flexibilité : SHAPE UP permet une plus grande flexibilité en évitant des délais stricts, ce qui est particulièrement bénéfique pour les projets où la complexité est élevée et difficile à prévoir.
- Priorisation Efficace : Le concept de backlog fixe encourage une réflexion approfondie sur les priorités, garantissant que les équipes se concentrent sur les éléments les plus importants.
Inconvénients
- Non Adapté à Tous les Projets : SHAPE UP peut ne pas convenir à tous les types de projets. Les projets fortement réglementés ou nécessitant des délais stricts peuvent trouver cette approche trop flexible.
- Complexité de la Préparation : La phase de préparation rigoureuse peut être perçue comme une lourde charge de travail, en particulier pour les petites équipes ou les projets de petite envergure.
Exemples concrets d'utilisation
- Développement de Logiciels : Une équipe de développement de logiciels utilise SHAPE UP pour gérer les itérations de fonctionnalités. Les cycles de six semaines permettent une planification efficace et l'adaptabilité nécessaire pour résoudre les problèmes techniques imprévus.
- Projet Marketing : Une équipe marketing utilise SHAPE UP pour planifier les campagnes à venir. La clarté temporelle des cycles de six semaines permet à l'équipe de synchroniser ses efforts avec les initiatives commerciales.
- Conception de Produits : Une équipe de conception de produits adopte SHAPE UP pour développer de nouveaux prototypes. La flexibilité de la méthodologie permet d'intégrer des retours d'utilisateurs à chaque cycle.
Conclusion
SHAPE UP offre une approche alternative et novatrice pour la gestion de projets, en particulier dans des environnements où la flexibilité est cruciale. Cependant, il est essentiel de reconnaître que cette méthode peut ne pas convenir à tous les projets et organisations. Les avantages tels que la clarté temporelle et la flexibilité doivent être équilibrés avec les inconvénients potentiels tels que la complexité de la préparation.
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